BLEEP BLOOP Blog

2020-05-12

Neues System in Notion

Ich verbrachte einen Teil des Samstags damit, mir Gedanken darüber zu machen, wie ich derzeit meine Daten verwalte. Also meine Aufgaben, Bücher und andere Ressourcen, Projekte, Ziele im Leben und sowas eben.

Ich stellte fest: hier waren Notizen in Bear, andere in Notion, einige Aufgaben für private Projekte in Trello, das meiste aber in Things. Längere Gedanken zu Themen in Dayone - aber viele auch in Notion; beim Aufräumen fand ich auch einige in Ordnern von iA Writer. Dazu natürlich noch meine Notiz-Bücher.

Genau: Ein heilloses durcheinander. Und sowas nervt mich immens.

Das Datenmodell

Also überlegte ich mir, wie so ein Informatiker, erst einmal ein Datenmodell. Welche Daten lassen sich in welche Gruppen zusammenfassen?

Am Ende kamen Folgende Gruppen heraus:

  • Topics
  • Goals
  • Projects
  • Tasks
  • Thoughts
  • Resources
  • People and Peers
  • Events

Topics sind die oberste Ebene. Alles läuft am Ende auf ein Topic wie Design, Development, Drawing oder Music hinaus - aus irgendeinem Grund mache ich sowas immer auf Englisch, vermutlich weil ich es gewohnt bin Datenmodelle auf Englisch zu machen. Goals sind meine Ziele, die ich grob nach dem ONE Thing Prinzip in verschiedene Zeitgrößen unterteilt habe: Zum Beispiel möchte ich im Bereich Musik in ca. 1 Monat meine EP fertig haben, in 1 Jahr 101 Songs geschrieben haben und in 5 Jahren den Soundtrack zu einem Videospiel produziert haben.

Projekte sollten klar sein. Das sind zum einen Kunden-Projekte, zum anderen eben auch die Chillhop EP, an der ich arbeite - oder Banalitäten wie TÜV am Auto zu erneuern. Es gibt aber auch Projekte, die stets ongoing sind: Netsplit ist eines meiner Musik-Projekte, BLEEPBLOOP.studio ist mein Arbeits-Projekt. Ein Projekt kann einem Ziel zugeordnet werden und wird somit gleichzeitig implizit einem Thema zugeordnet.

Tasks sind Aufgaben, die mit Projekten verbunden sind. Wenig überraschendes hier.

Seit einer Weile habe ich in Notion auch Gedanken zu verschiedenen Themen verfasst. Die sind mal nur so lang wie ein Tweet, können aber auch die länge dieses Blogposts deutlich übersteigen. Ein Eintrag kann auch wieder einem Topic zugeordnet werden.

Resources sind quasi ein Wissenspool. Darin sind Bücher, Links zu Guides und Videos, Projekt Material und auch meine eigenen Erkenntnisse. Das wird auf lange Sicht wohl der Bereich mit den meisten Einträgen sein. Hier hatte ich das zunächst in verschiedene Arten unterteilt (je eine Tabelle für zB Links und Bücher), aber die Eigenschaften der Einträge waren weitestgehend so identisch und im Grunde gehe ich mit Büchern genauso um wie mit Links oder YouTube videos. Ich merke sie mir, ich lese/schaue sie, ich mache Notizen und sie sind häufig relevant für ein Projekt oder Thema.

People and Peers sind Leute mit denen ich direkt Kontakt habe, und zB mit Projekten zusammenhängen, oder Leute mit denen ich keinen direkten Kontakt habe. Zum Beispiel Leute, die mich inspirieren oder eine Art Vorbildfunktion für mich haben; oder Autoren von Büchern, Artikeln etc, die in Resources eingetragen sind.

Events sind nicht nur Veranstaltungen, sondern auch zB der Release eines Videos Spiels, Turniere eines E-Sport Events und co. Da wäre es cool das irgendwie in meinen Kalender zu bekommen, wo ich sowas im Moment festhalte.

Die Anwendung

Nachdem ich mit dem Datenmodell zufrieden war und ein paar mögliche Szenarien ausprobierte und ein paar Edge-Cases abgedeckt hatte, schaute ich mir verschiedene Programme an.

Notion wäre meine erste Wahl, aber hat ein paar Punkte, die mich sehr stören: es ist nur online verfügbar ist und einige Funktionen, wie die Suche, sind unangenehm langsam. Am Ende entschied ich aber, dass es derzeit einfach das Beste ist, wenn ich nicht selbst ein System entwickeln will; was ich noch nicht ausgeschlossen habe, aber gerade nicht die Zeit für investieren möchte - ausserdem liegen dort bereits viele Daten so muss ich diese nicht umziehen.

Seit einer Weile kann man in Notion Datenbanken verknüpfen, Mena und andere waren von der Funktion schon lange begeistert. Das schien auch die Perfekte Lösung für mein System zu sein. Nach ein bisschen Herumprobieren, schloss ich mich der Begeisterung an und fing an alle Datengruppen in Tabellen umzuwandeln.

Das bedeutet man kann einen Eintrag in der einen Tabelle mit dem Eintrag in einer anderen Tabelle verbinden. Ich kann mir jetzt also alle relevanten Daten zu einem Projekt innerhalb des jeweiligen Projekts anzeigen, oder eben weit “rauszoomen” und mir alle Ziele, Projekte, Aufgaben, Personen, Resourcen und Events anzeigen, die mit einem Thema zu tun haben.

Ich sehe auch auf einen Blick, ob ich Ziele habe, für die es kein Projekt gibt, mit dem ich auf das Ziel hinarbeite.

Ich war dann noch den Großteil des Sonntags und einen Teil des Montags damit beschäftigt, mein bisheriges Notion anzupassen und langsam die bisherigen Daten in das neue Format zu bringen. Über die nächsten Wochen hinweg werde ich immer mal wieder Daten aus zB Bear und Trello in mein Notion überführen.

Je mehr ich in mein System eintrage, desto besser gefällt es mir. Das ganze ist auch überraschend leicht zu pflegen. Ich bin mir lediglich noch nicht sicher, ob ich Tasks auch wirklich in Notion haben möchte, da Things da einfach 100 mal besser und schneller ist und ich sehr viel gebrauch von wiederkehrenden Projekten mache.

Ausblick

Ich werde das jetzt ein paar Monate testen und dann eine detaillierte Übersicht über mein System schreiben, sollte ich es dann immer noch so gut finden, wie ich es gerade tue.

Das schöne an den Tabellen in Notion ist ja auch, dass man sie exportieren kann. Sollte ich mir irgendwann die Mühe machen, ein eigenes Programm dafür zu schreiben, dann ist die Überführung der Daten kein Problem.

© 2020 Nils Riedemann